Intensjonskunngjøring - Oppgradering av Bærum kommunes sak- og arkivsystem

Sammendrag

Bærum kommune har til intensjon å inngå kontrakt med Acos AS for oppgradering av nåværende WebSak versjon 8.14 til WebSak versjon 9, i påvente av ny konkurranse- og kontrakt, jf. anskaffelsesforskriften (FOA) § 13-4 (b) nr. 2. Oppgraderingen vil blant annet innebære at all drift og alle funksjoner, inkludert tilhørende moduler, vil foregå i en skybasert plattform driftet av Acos AS, til forskjell fra dagens situasjon hvor systemet er lagret lokalt. Nytt prosjekt er under etablering i kommunen og ny konkurranse med innledende leverandørdialog vil bli utlyst så raskt det lar seg gjøre. Nåværende WebSak-løsning utgår og teknisk support avsluttes november 2026. Det er derfor avgjørende at arkivverdige dokumenter lagres forsvarlig inntil ny sak- og arkivløsning er på plass. Den knappe tiden som gjenstår før end-of-life innebærer at det er umulig for kommunen å gjennomføre en konkurranse etter anskaffelsesregelverket, og samtidig sikre kommunen et tilstrekkelig sak- og arkivsystem, som er kompatibelt med kommunens øvrige systemer.Bærum kommune inngår kontrakt med Acos AS for å sikre kommunen tilgang til et velfungerende sak- og arkivsystem, og for å ivareta drift og support inntil det er gjennomført en fullstendig konkurranse etter anskaffelsesregelverket. Konkurranse er derfor «umulig av tekniske årsaker», og vilkårene for å gjennomføre anskaffelse uten konkurranse er oppfylt, jf. FOA § 13-4 (b) nr. 2. Intensjonskunngjøring publiseres i tråd med FOA § 21-5. Innsigelser på intensjon om kontraktsinngåelse rettes til Bærum kommune i kommunikasjonsmodulen i Mercell innen 10 kalenderdager regnet fra dagen etter at intensjonskunngjøringen er offentliggjort.